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どこまでが経費?フリーランスのための経費の考え方徹底解説!

どこまでが経費?フリーランスのための経費の考え方徹底解説!

フリーランスにとって、経費管理は自分の「儲け」にダイレクトに影響しますので、しっかり計算する必要があります。
昔から良く言われる儲けのコツは「売上は最大に、費用は最小に」です。
経費の中には税金も含まれます。あるいは税金が事業を行う上で最も大きな経費と呼べるかもしれません。ここでは基本的な経費の考え方や、お得な節税のコツなどをご紹介していきます。

フリーランスが知るべき経費の基本とは?

フリーランスがまず知っておくべき経費の基本とは、「レシートは捨てない」です。
もちろん、全ての購入品目が経費に算入できるわけではありません。しかし、フリーランスである以上、今日からあなたも経営者です。経営者たるものご自身が一体いくらのお金をどこで使ったのか把握するためにも、レシートは必ず受け取るようにしましょう。
なお、確定申告時に青色申告を利用する場合には、日々の記帳が重要となります。直前期になってあわてて帳簿を起こすことがないように、日頃から記帳を心掛けておきたいものです。

そのレシート(領収書)どこまで経費にできるのか?

なんでもかんでも経費にはできないと前項で説明しました。ではどこまでが経費として認められるのでしょうか。
下記に経費で認められる例と認められない例を記載します。

<経費が認められる例>
①仕事のために購入した書籍のレシート
②専門誌の購入レシート
③仕事用に購入したコピー用紙代のレシート
④仕事のために購入したOA機器の領収書
※ただし、10万円を超えるものは資産となります。
⑤電話代・インターネット等の通信費の領収書
⑥仕事上関連のあるセミナーや講習費用の領収書
※例えば士業ならば、各団体主催の研修会参加費用など

<経費が認められない例>
①あきらかに不相応な飲食費の領収書
※交際費と認められるには相応の根拠が必要です。
②スーツ代や靴のレシート

また、上記にはあげませんでしたが、移動するために利用した電車やバスなどの交通費、及びタクシー代も経費として計上が可能です。
とくに公共交通機関を利用したばあいには、領収書がでませんので、ご自身で日々記録をつけるようにしてください。もったいないですよ。

経費を計上できるのに計上しないとどうなる? 

計上できる経費を計上しないことは、法律的にはほとんど問題となることはないでしょう。むしろ、国にとってはその分課税が多くなるので、「ありがとうございます!」と呼べる状況なのかもしれません。
つまり、経費を計上できるのに計上しなかった場合「その分所得が多くなる」ため、フリーランスにとって損をすることになります。また、経費を管理する上でも「適切な経費の計上」は重要となります。

国税庁が考える経費の範囲とは?

実は国税庁は、「このくらいの事業ならばこのくらいの経費がかかる」という情報や、「この職業・職種ならば経費はこの範囲が適正」という程度の情報をもっています。
つまりどういうことでしょうか。その答えは、ただやみくもに経費を計上しても、「あれ?この人は何故こんなに経費がかかっているの?何か怪しいことをしているのではないの?」と疑いの目で見られる原因となります。
また、フリーランスは交際費を無限に使えるという幻想があるようです。しかし、前項でも説明しましたが、あきらかに不相応な金額は認められません。例えば、夜ごと交際と称して通ったクラブや不相応に高額なレストランなどでの飲食費は、経費として認められづらいものでしょう。国税庁は税逃れを常に探しています。不信な動きは極力さけ、適切な経費の計上を心掛けましょう。

フリーランスなら知っておくべき“領収書の保管期限”とは?

フリーランスに限らず、領収書には保管期限があります。領収書の保管期限は原則7年間です。あとで税務調査となった場合に、税務署職員に見せることができるように適切に保管するようにしましょう。なお、7年間紙媒体で保管するのは場所をとるばかりか、引っ越しの際などの管理に大変な労力がかかります。こうした場合、レシートや領収書の電子化なども一つの手段です。しかし、それでも高額な物品等の購入領収書は紙媒体で残す方がベターでしょう。紙であれば紛失しない限りきえませんし、電子データは事故があると消失してしまう危険があります。

まとめ

いかがでしたでしょうか。ここまでフリーランスが知っておくべき経費の考え方を説明してきました。繰り返しますが、フリーランスは経営者です。ここまでの話と一瞬矛盾を感じるかもしれませんが、無駄に経費をかけると儲けが少なくなります(冒頭で少し触れました)。重要なのは、計上できる支出を経費として計上し、計上できない支出は経費とはならないので、なるべく支出を抑えるという具合にすることではないでしょうか。

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